Jak nie marnować czasu? Jak przyspieszyć i efektywnie wykonywać swoje obowiązki? Jak być produktywnym i co właściwie ta produktywność oznacza? Co zrobić, by na koniec dnia nie denerwować się, że lista zadań nie skurczyła się lub nawet rozszerzyła? Sprawdź, jakie są skuteczne sposoby na zwiększenie produktywności.
Produktywność a wydajność i efektywność – czy te pojęcia czymś się różnią?
Potocznie wszystkich trzech pojęć używa się zamiennie, jednak w rzeczywistości nieco się od siebie różnią:
-
Wydajność to maksymalizacja ilości efektywnego czasu, jaki przeznacza się na wykonywanie obowiązków i eliminacja tych czynności, które mają mniejsze znaczenie. W wydajności chodzi więc o to, by w ciągu dnia wykonać więcej telefonów, odpisać na większą liczbę maili czy po prostu wykonać większą liczbę przydzielonych zadań. Wydajność zwiększyć jest stosunkowo łatwo, ponieważ często wymaga zmiany obecnie przydzielonych obowiązków.
-
Efektywność polega na skutecznym wykorzystaniu dostępnych zasobów do osiągnięcia zamierzonych celów. Nie chodzi tu więc tylko o ilość wykonanych zadań, ale też o ich jakość oraz skuteczność.
-
Produktywność określa się jako iloczyn wydajności i efektywności. Oznacza to, że jest ona celem każdego działania, które zmierza do zwiększenia czy udoskonalenia sprzedaży lub wykonywanie jakichkolwiek innych, zawodowych obowiązków.
Jak zatem poprawić wydajność i efektywność, a co za tym idzie, produktywność? Poznaj sprawdzone sposoby.
Jak być produktywnym w pracy? Skuteczne sposoby
Z obowiązkami w pracy (i nie tylko) bywa tak, że im więcej mamy na nie czasu, tym dłużej trwa ich wykonanie. Więcej na temat tzw. Prawa Parkinsona przeczytasz tutaj: https://adcookie.pl/pracujesz-na-150-a-nie-widzisz-efektow-swoich-dzialan-jest-na-to-rozwiazanie/. A już teraz możesz sprawdzić, z jakich technik skorzystać, by pracować bardziej produktywnie:
-
Oceń, które godziny w ciągu dnia są dla Ciebie najbardziej produktywne i wykorzystaj je na najbardziej kreatywne działania. Jeśli wzrost motywacji, energii i pomysłowości zauważasz rano, nie zaczynaj dnia od odpisywania na mało istotne maile albo od prostych zadań (np. administracyjnych), które co prawda szybko odhaczysz na liście, ale które mogą zaczekać.
-
Pracuj w blokach czasowych – jeśli masz kłopot z wytrwaniem przy jednym zadaniu przez dłuższy czas, podziel pracę na bloki czasowe. Ustaw minutnik w telefonie na 45 minut, w tym czasie wyłącz internet w telefonie, nie sprawdzaj skrzynki pocztowej, nie buszuj po internecie – wyeliminuj wszystkie rozpraszacze i po prostu pracuj. Zrób krótką przerwę po 45 minutach i zacznij kolejny blok. Z czasem możesz wydłużać czas.
-
Twórz listy zadań, ale nie planuj ze zbyt dużym optymizmem i nie przeceniaj swoich możliwości w ciągu dnia – wszystkie zadania spisuj w jednym miejscu, ale na swoje dziennie plany patrz z pewnym pesymizmem. Jeśli zbyt optymistycznie podejdziesz do tematu i zaplanujesz za dużo, może zakończyć się to frustracją z powodu niewykonania wszystkich zadań z listy.
-
Kończ zadania, które rozpoczynasz – staraj się nie przerywać pracy i nie przeskakiwać z zadania na zadanie. Jeśli w trakcie wykonywania jakiejś czynności przypomni Ci się coś innego, zapisz to w aplikacji czy na kartce, by o tym nie zapomnieć, a czynność wykonaj w odpowiednim czasie.
Zwiększanie produktywności na początku może nie wyda Ci się łatwe. To zadanie, które wymaga systematyczności i silnej woli. Jeśli jednak dobrze zaplanujesz pracę i będziesz skupiony, efekty zaobserwujesz już po niedługim czasie.
