Z końcem tego roku przestanie obowiązywać przepis wymagający archiwizowania pracowniczych akt aż przez pół wieku. Nowy okres archiwizacji wyniesie zaledwie 10 lat.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych zmieni swój system elektroniczny, by zawierał więcej informacji na temat pracowników, które pozwolą im korzystać z ubezpieczeniowych uprawnień. Do tej pory informacje te, niezbędne m.in. do wyliczenia stażu pracy na potrzeby emerytury, gromadzone były w postaci papierowych akt, które firmy musiały zabezpieczyć aż na 50 lat. Od przyszłego roku pracodawcy będą przekazywali do ZUS więcej danych, które będą przechowywane w informatycznych bazach ubezpieczyciela.
Przygotowania do cyfryzacji akt pracowniczych Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozpoczyna od ogłoszenia przetargu na modyfikację swojego systemu informatycznego pod kątem możliwości gromadzenia dodatkowych danych. Zakład chce wybrać wykonawcę jeszcze przed wakacjami.
W związku z tymi zmianami od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania pracowniczych akt nowo zatrudnionych osób skróci się 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnionych osób. Pracodawcy będą mogli przechowywać akta w formie elektronicznej, co pozwoli im ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców.
Skróceniu może ulec także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem jednak, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.
Począwszy od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne. Pracodawcy będą podawali Zakładowi dodatkowe dane dotyczące daty i trybu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
źródło: materiały prasowe ZUS; fot. Pixabay
