Odchodząc z firmy należy zadbać o dokumenty, które potwierdzą staż pracy i zapłacone przez pracodawcę kwoty składek na ubezpieczenie społeczne. Bez tego przyszła emerytura może być znacznie niższa od spodziewanej.
Kończące działalność lub likwidowane firmy nie dbają o kartoteki płacowe byłych pracowników, a oni sami często nie gromadzą dokumentów potwierdzających wysokość zarobków i okres zatrudnienia. Kłopoty zaczynają się, gdy przymierzają się do przejścia na emeryturę.
– Ocenia się, że prawie 30 proc. potencjalnych emerytów ma problemy ze zgromadzeniem kompletnej dokumentacji umożliwiającej ustalenie kapitału początkowego – informuje Iwona Kowalska, dolnośląski rzecznik prasowy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. – Tymczasem u niektórych osób naliczenie kapitału początkowego może zwiększyć emeryturę nawet o kilkaset złotych.
Żeby zebrać brakujące dowody, że ktoś pracował i były za niego odprowadzane składki, trzeba często przejść bardzo trudną drogę, zaczynając przede wszystkim od ustalenia, czy zakład pracy jeszcze istnieje.
Jeżeli zlikwidowanym zakładem pracy było przedsiębiorstwo państwowe, to jego dokumentację osobowo-płacową powinien przejąć następca prawny lub organ założycielski, albo organ nadrzędny pracodawcy.
Likwidowane firmy prywatne zobowiązane są do zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej i innej dokumentacji niearchiwalnej we własnym zakresie. Niektóre z nich przekazują te dane wyspecjalizowanym firmom zajmującym się przechowywaniem akt np. do Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku, które od października 2013 r. jest oddziałem Archiwum Państwowego w Warszawie i prowadzi największą w Polsce internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, dostępną od adresem: https://ewidencja.apdop.gov.pl/miejsca.php
ZUS również dysponuje również spisem zlikwidowanych zakładów pracy wraz z wykazem miejsc, gdzie przechowywane są dokumenty tych firm. Spis ten dostępny jest w każdej jednostce Zakładu oraz na jego stronie internetowej. Pracownicy ZUS służą też informacją, w jaki sposób odnaleźć brakujące dane lub udowodnić przepracowane lata.
źródło: ZUS
