Już za kilka dni zmieni się zakres danych, jakie przedsiębiorcy będą musieli przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W życie wejdzie kolejny informatyczny projekt – e-Akta. Firmy i biura rachunkowe muszą sprawdzić, czy używane przez nie programy kadrowo-płacowe mają odpowiednie funkcjonalności.
ZUS podkreśla, że najnowsze zmiany dla przedsiębiorców oznaczają przede wszystkim korzyści. Od Nowego Roku akta wszystkich nowozatrudnianych osób trzeba będzie przechowywać 10 lat, licząc od dnia zakończenia obowiązywania umowy łączącej pracownika z firmą.
– Jest to związane z nowym zakresem danych, które pracodawcy będą przekazywać do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nowe dane dotyczą kwot przychodu wypłaconych pracownikowi lub zleceniobiorcy w danym miesiącu oraz okresów wykonywania pracy nauczycielskiej. Informacje te będą przesyłane w miesięcznym imiennym raporcie o przychodach ubezpieczonego: ZUS RPA – wyjaśnia dolnośląski rzecznik ZUS Iwona Kowalska-Matis i dodaje, że sprawdzenie, czy wykorzystywane przez firmę oprogramowanie opowiada wymogom systemu e-Akta jest o tyle istotne, że do związanych z nim zmian w dokumentach będą na bieżąco dostosowywane programy Płatnik i e-Płatnik.
Przedsiębiorcy mogą skrócić do 10 lat także czas archiwizowania akt za osoby zatrudnione przed wejściem w życie nowych przepisów. Do tego jednak niezbędne jest przesłanie do ubezpieczyciela oświadczenia na druku ZUS OSW i raportów informacyjnych ZUS RIA. Dane z tych dokumentów ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego i będą one uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń emerytalno-rentowych oraz ich wysokości.
Przy okazji wdrażania nowego projektu ZUS dostosował formularz ZUS DRA do płatności na jeden rachunek – pojawiło się w nim pole z łączną kwotą do zapłaty za dany okres rozliczeniowy. Z kolei w formularzu wyrejestrowującym z ubezpieczeń (ZUS ZWUA) pracodawca będzie przekazywał do ZUS informacje o dacie i sposobie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy albo stosunku służbowego oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
Więcej informacji na temat czekających przedsiębiorców zmian można znaleźć na stronie www.e-akta.gov.pl.
Do tej pory w Polsce obowiązywał jeden z najdłuższych okresów przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej – aż 50 lat. Dla porównania w Finlandii jest ona przechowywana przez 10 lat, a w Danii zaledwie pięć.
